RÉGLEMENTS ET POLITIQUES

Un nombre minimal de nuitées est requis pour toute réservation avec hébergement dont le coût est basé sur un tarif individuel par nuitée. Le nombre total de nuitées applicable à une réservation est déterminé en multipliant le nombre d’occupants par la durée du séjour. Ce minimum varie selon la capacité de chaque unité d’hébergement et correspond à un taux d’occupation minimal de 50 % pour un séjour de trois nuits. Les exigences applicables sont clairement précisées dans la description de chacun de nos forfaits. Pour plus de détails, consultez la page Forfaits et tarifs.

Lorsque les minimums requis ne sont pas atteints, une réservation ne pourra être accordée qu’à très court terme, soit moins de 14 jours avant la date de début du séjour, et ce, selon les disponibilités. Dans ces situations, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.

Validation d’une réservation et acceptation des politiques

Afin de confirmer toute réservation, un dépôt non remboursable équivalant à 30 % du montant total avant taxes, avec un minimum de 100 $, est exigé.

La réservation est considérée comme valide uniquement à la réception de ce dépôt, conformément aux politiques de réservation, de maintien et de renouvellement des dates, ainsi qu’aux politiques d’annulation en vigueur.

Le paiement du dépôt ou la confirmation écrite en réponse à une offre de réservation constitue une acceptation complète des politiques de réservation, de maintien et de renouvellement des dates, d’annulation et de dépôts, sans exception.

Afin de maintenir et garantir leurs dates de séjour pour la saison suivante, les clients doivent en faire la demande chaque année et obtenir une offre de réservation officielle, transmise par courriel sous forme de document PDF.

La demande peut être formulée dès le début de l’année précédente, soit jusqu’à environ un an et demi à l’avance, puisque c’est généralement à ce moment que le calendrier de réservation est prolongé d’une année supplémentaire. Il est également pratique courante de demander le renouvellement des dates environ un an à l’avance, en personne lors de l’enregistrement à l’arrivée, au poste d’accueil. Il est fortement recommandé de ne pas retarder la demande au‑delà de cette période.

Veuillez noter que seule l’obtention d’une offre de réservation officielle et valide, transmise par courriel, permet de garantir que les dates ont été bloquées pour la saison suivante. Une copie de cette offre doit être conservée par le client.

La confirmation de l’offre de réservation peut être effectuée soit par une réponse écrite par courriel, soit par le paiement du dépôt requis dans les délais prescrits. Dans tous les cas, le client demeure responsable de vérifier l’exactitude des informations figurant sur l’offre de réservation. À défaut de confirmation dans les délais indiqués, les dates concernées seront libérées et rendues disponibles pour la réservation générale.

Le maintien des dates est conditionnel au respect de l’ensemble des obligations contractuelles de l’année en cours. Aucun renouvellement automatique n’est accordé, y compris aux clients récurrents de longue date. La pratique de gestion antérieure permettant un renouvellement automatique a été abandonnée en 2022, puisqu’elle n’était plus adaptée au contexte actuel.

La procédure décrite ci‑dessus constitue la seule façon d’accorder une priorité aux clients récurrents, sous réserve du respect intégral des conditions établies.

Dépôt minimum requis

• Un dépôt de 30 % du montant total avant taxes est requis pour toute réservation. Ce dépôt est non remboursable, mais peut, dans certains cas, être converti en crédit partiel, selon les conditions décrites ci-dessous.

Annulation par le client

Plus de 45 jours avant l’arrivée

• Si les dates sont revendues à valeur égale ou supérieure, le dépôt est converti en un crédit valide pour une période de 12 mois.
• Des frais d’administration de 150 $ s’appliquent.

15 à 45 jours avant l’arrivée

• Le dépôt est conservé.
• Un report unique au cours de la même saison peut être accordé sans frais, selon les disponibilités.
• Sans report : 50 % du solde du séjour, moins le montant du dépôt, est facturé.

Moins de 15 jours avant l’arrivée

• Le séjour est facturé à 100 %.
• Si les dates sont revendues, seuls 30 % du montant total du séjour sont facturés.

Situations exceptionnelles

Sur présentation d’un justificatif valide, un report sans frais pourrait être accordé dans les situations suivantes :

Annulation par la pourvoirie

En cas d’impossibilité d’opérerr, la pourvoirie offrira au client, au choix :

Transfert et modifications

• Une réservation peut être transférée à une autre personne sans frais, sous réserve du respect des conditions en vigueur.
• Les changements de dates sont possibles selon les disponibilités et conformément aux politiques applicables.

Forfaits chasse

Les forfaits spécialisés de chasse sont non remboursables. Toutefois, ils peuvent être :

Pour la pêche, le tarif de haute-saison s’applique du 15 mai au 24 juin. Celui de basse-saison s’applique par la suite. Le tarif régulier (week-end) est appliqué aux nuits du jeudi au samedi et de la veille des jours fériés. Le tarif réduit (semaine) est appliqué aux autres nuits. Une réduction de 50% du tarif est accordé aux enfants de 6 à 12 ans. Il est gratuit pour ceux de 5 ans et moins.

Les équipements en location sont disponibles en quantité limitée. Pour garantir leur disponibilité, il faut les inclure à votre réservation. Les moteurs à essence sont permis seulement sur le Lac à Loup. Les clients du chalet Hiya qui louent des batteries 12 V doivent se déplacer au poste d’accueil pour y faire l’échange des batteries déchargées. La location des moteurs à essence et la réservation du chalet des Loups avec sa génératrice incluent un réservoir d’essence plein. L’essence en extra est vendue seulement pour l’utilisation de nos moteurs et de nos génératrices. Les extras sont calculés aux litres consommés.

Lors d’une réservation, le moyen le plus pratique et sécuritaire de verser le dépôt minimum requis est de faire un virement Interac en ajoutant au préalable notre adresse courriel info@clubrossignol.com à votre liste de destinataires. Sinon, nous pouvons prendre le dépôt par téléphone au moyen d’une carte de crédit Visa ou MasterCard. Les chèques ne sont acceptés que pour des réservations faites à plus de 6 mois d’avance. Vous pouvez dans ce cas envoyer par la poste un chèque libellé à « Pourvoirie Club Rossignol, 9381-1628 Québec inc. ». Sur place, nous acceptons les paiements en argent comptant, par carte de débit et par carte de crédit Visa ou MasterCard. Les dépôts de sécurité doivent être fait par carte de crédit. Toute facture résiduelle pour des frais supplémentaires encourus lors de votre séjour, doit être payée en entier au poste d’accueil avant votre départ.

Il n’est pas permis d’amener votre chien à la pourvoirie à moins d’avoir une autorisation spécifique pour ce dernier. Celle-ci doit obligatoirement figurer sur votre réservation et pour l’obtenir, vous devez prendre entente avec le gérant au moment de la réservation . Il n’est pas permis ni recommandé d’amener tout autre type d’animal de compagnie.

Demande d’autorisation pour la présence d’un chien
Au cours d’une conversation avec le gérant vous devrez d’abord fournir des détails sur la race, la grosseur et le comportement de votre chien. S’il juge que votre chien ne représente aucun risque pour les autres clients et la pourvoirie vous devrez ensuite accepter les conditions suivantes:

• À l’extérieur: Tenir votre chien en laisse en tout temps, ramasser ses excréments sur le terrain et ne pas laisser les femelles uriner sur le gazon.
• À l’intérieur: Ne pas laisser votre chien en liberté et sans surveillance dans le chalet, ni monter sur les divans ou les lits. Vous devez apporter sa cage et l’utiliser pour la nuit.
• À votre départ: Le chalet doit être exempt de poils de chien ce qui signifie que vous devrez faire un nettoyage plus minutieux avec un aspirateur disponible au poste d’accueil.
• Tous les dommages causés par votre chien sont à vos frais.
• Un dépôt de sécurité de 100$ est requis à votre arrivée.

Si vous acceptez ces conditions, l’autorisation sera inscrite dans la section « Notes » de votre réservation.

Dépôt de sécurité — Utilisation et conditions

Un dépôt de sécurité par carte de crédit est demandé à l’arrivée. Un montant de 100 $ ou 200 $ est pré autorisé sur votre carte de crédit selon le cas où votre réservation comporte des locations d’équipement ou indique la présence autorisée d’un chien. Ce montant sert à couvrir les situations suivantes :

• Bris ou dommages dans l’hébergement
• Détérioration ou perte d’équipement loué
• Nettoyage supplémentaire au‑delà de la normale (unité d’hébergement, embarcations, terrain)
• Non‑respect des règles liées aux chiens (si applicable)
• Surconsommation de ressources (essence, bois, propane)
• Départ tardif non autorisé

Si aucun frais n’est applicable, le dépôt est simplement libéré sur votre carte après la vérification des lieux. Le délai de réapparition du montant dépend ensuite de votre institution bancaire.